Missions principales
1. Gestion administrative générale
Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires
Gestion du courrier, des e-mails et de la boîte de réception générale
Classement, archivage et suivi des dossiers clients et fournisseurs
Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents divers
2. Support à l'organisation événementielle
Aide à la constitution des dossiers événements (devis, contrats, plannings)
Suivi administratif des prestataires (contrats, assurances, autorisations)
Préparation des documents nécessaires aux événements (badges, listes d'invités, feuilles de route)
Coordination logistique de premier niveau (réservations, commandes de matériel)
3. Gestion financière et comptable
Suivi et enregistrement des factures clients et fournisseurs
Préparation des éléments pour la comptabilité (rapprochements, relances de paiement)
Suivi des notes de frais
Aide à l'élaboration des budgets événementiels
4. Support aux équipes
Gestion des agendas et organisation des réunions
Suivi des plannings d'équipe et des disponibilités
Commandes de fournitures de bureau et de matériel événementiel
Profil recherché
Formation : Bac +2 minimum
Expérience : Une première expérience en agence événementielle, dans l'hôtellerie-restauration ou dans un poste administratif est un plus
Compétences techniques
Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
Bonne maîtrise de l'orthographe et de la rédaction
Notions de comptabilité de base
Qualités personnelles
Sens de l'organisation et rigueur
Réactivité et capacité à gérer les priorités
Bon relationnel et sens du service
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à travailler dans l'urgence (secteur événementiel = imprévus fréquents)